EPY Blog

Proje Bilgilerinin Kayıt Altına Alınması

Proje Yönetim, birçok sistem ve doküman bütünlüğüdür. Doğru sistem, doğru doküman ve doğru ekip bir araya getirilir ise proje hedeflerinin yerine getirilmesi için başarı olasılığı, en üst seviyeye taşınmış olacaktır. En iyi sistemler bile iyi bir ekip olmadan yalnızca kayıt altına alınan dokümanlar olmaktan ileri gidemez. Bu 3 unsur dengeli bir şekilde projeye adapte edilmelidir. Her nasıl ki projelerde maliyet / süre / kalite üçgeni içerisinde dengeyi sağlamaya çalışıyor isek; bunu sağlayacak olan sistem, doküman ve ekip için de bu dengeyi gözetmemiz gerekir.

Yalnızca iyi ekip ve iyi sistem, sorgulanabilir olmayı engeller ve gelecek için kayıt almayı imkansız kılar. Yalnızca iyi sistem ve iyi dokümantasyon, başarısız proje olasılığını arttırır, unutmamak gerekir ki takımlar olmadan sistemler çalışmaz. Yalnızca iyi doküman ve iyi ekip, bireysel başarıları ön plana çıkarır, proje hedeflerinden sapmalar olasıdır. Özetle denge önemlidir. Proje yaklaşımı açısından proje yönetim firması hem kendi organizasyonu hem de proje yönetim planı bütünlüğünü gözetmelidir. Beraber projeler bitirmiş, oturmuş kadrolar daha iyileri için hem firmayı hem de sistemleri iyi yönde zorlarlar.

Proje süresince tüm süreçleri yalnızca takip etmek ve yönetmek yeterli olmayacaktır. Hem kayıt altına alınması hem de farklı paydaşların doğru veriye uygun içerik ile ulaşması amacı ile doğru raporlama bir gerekliliktir. Proje Yönetim, merkezi veri toplama ve dağıtım noktası olması nedeni ile; yönetici özetinden başlayarak en detaylı raporlara kadar birçok farklı raporu bünyesinde hazırlayabilir ve ilgili tüm paydaşların aynı sayfada olmasını sağlar. Raporların ana hedefi projenin hedefleri doğrultusunda gidip gitmediği neden ve sonuçları ile ortaya koymak ve düzeltici aksiyonları belirlemektir. Raporlar genellikle günlük, haftalık, 2 haftalık, aylık ve çeyreklik olabilmektedir. En çok günlük ve aylık raporlar kullanılmaktadır. Günlük raporlar ile geçmiş günü kayıt altına alıp, gelecek gün için mikro seviyede planlama yapılır. Aylık rapor, tamamlanmış olan ay için projeyi tüm yönleri ile kayıt altına alır ve hedeflerden sapmalar ile düzeltici ve önleyici aksiyonları sunar. Aylık raporlarda; maliyet, süre, iş gücü, onaylar, karar bekleyen konular, tasarım kararları gibi hususlar detaylı bir şekilde açıklanmalıdır. Örneğin; maliyet yönetimi anlamında bütçe durumu, hakediş durumu, iş emri onay durumu, nakit akışı ve mukayeseli keşif durumu hem rakamsal olarak hem de grafiksel olarak sunulmalıdır.

İnşaat sonunda geçici kabulün yapılması ile Proje Yönetim firması, projeye özel bir kapanış raporu hazırlar ve sunar. Bu rapor hem projenin geniş açıdan bir resmini çeker (maliyet, süre, kalite, kapsam vb.) hem de tüm proje dokümanlarının (uygulama çizimleri, şartnameler, malzeme onayları, sözleşmeler, kullanma talimatları, testler, raporlar vb.) tek bir noktada yedeklenmesini sağlar. Bu rapor proje yönetim firması için de projeye özel öğrenilmiş dersler ve yeni bilgi birikimleri (know how) barındırmaktadır. Bilgi birikimler ve alınan dersler proje yönetim firmaları bünyesinde, proje yönetim ofisleri (PMO) aracılığı ile tüm devam projelere ve yeni başlanan projelere aktarılır. Bu sayede her proje ile birlikte daha iyi bir sistem dahilinde yeni projelerde daha iyi sonuçlar almak hedeflenir. Öğrenilmiş dersler yalnızca kötü tecrübeleri içermek zorunda değildir. İyi ve doğru uygulamalar da kayıt edilmelidir ki proje yönetim firması bünyesindeki tüm ekipler bu tecrübelere haiz olsun.

Mert Güven PM Center Temmuz 24, 2018 Bu yazı 426 kez okundu
Entegre Proje Yönetim Danışmanlık Mühendislik Tic. A.Ş. © 2017 | tüm hakları saklıdır.